Big Box Containers eliminam papel e reduzem o tempo de trabalho administrativo em 38%
Com mais de duas décadas de experiência, a Big Box Containers se estabeleceu como líder no fornecimento de contêineres de transporte e refrigerados novos e usados de alta qualidade. Ao personalizar contêineres para vários usos, a Big Box está comprometida com soluções inovadoras de espaço que ajudam as empresas a atingir seus objetivos.
Conversamos com Douglas Williams, Chefe de Desenvolvimento de Refrigeração no escritório da Big Box na Cidade do Cabo. Williams reconheceu as ineficiências de seu sistema tradicional baseado em papel e ouviu falar da Cargosnap por meio de um grande fornecedor com o qual a Big Box trabalha. O desejo de eliminar rastros de papel e fazer a transição para um sistema digital levou a Big Box a adotar a Cargosnap. A mudança foi motivada pela necessidade de se livrar das pilhas de papel que estavam constantemente em seu escritório, além da necessidade de aprimorar seus processos, para torná-los mais rápidos.
A necessidade de mudança
As inspeções envolviam o preenchimento de um formulário em papel. O formulário era então enviado ao escritório, onde os dados eram inseridos manualmente no sistema. Às vezes, o papel se perdia ou eram cometidos erros na inserção das informações. O processo consumia muito tempo valioso.
E essa papelada tinha um efeito imediato sobre a maneira como as reclamações de danos eram tratadas. Antes do Cargosnap, gerenciar um sinistro envolvia vasculhar documentos dispersos para encontrar informações importantes. Isso significava juntar os eventos, vasculhando pilhas de papel ou pesquisando arquivos de computador em busca de algo relevante. O processo consumia muito tempo e, muitas vezes, não era bem-sucedido. Além disso, a ausência de evidências visuais de alta qualidade tornava difícil provar que o dano não era culpa deles.
Da aprovação à ação
A partir do momento em que a diretoria deu o sinal verde, tudo começou a todo vapor.O primeiro passo foi Douglas sentar-se com os principais membros da equipe e mostrar-lhes como a plataforma e o aplicativo funcionavam. Eles rapidamente reconheceram o valor do Cargosnap, como sua carga de trabalho poderia ser reduzida pela metade e os arquivos organizados com precisão.Não é de surpreender que a ferramenta tenha se tornado tão popular que o que começou no departamento de Williams se expandiu para outros departamentos.Douglas atribui a isso a facilidade de uso e a adaptabilidade do Cargosnap.A flexibilidade da plataforma permite a criação de fluxos de trabalho personalizados, adaptados para atender às necessidades exclusivas de qualquer departamento.Isso possibilita que o Cargosnap seja utilizado em vários contextos, seja para gerenciar contêineres, rastrear seus reparos ou lidar com reclamações de clientes.
A transformação digital
Com o uso do Cargosnap, as inspeções agora são realizadas digitalmente, o que significa que todos os dados capturados em documentos, imagens, vídeos e outros são capturados por meio do aplicativo Cargosnap.No aplicativo da Web (plataforma), a equipe da Big Box pode criar fluxos de trabalho (listas de verificação) para vários tipos de inspeções ou operações. Os fluxos de trabalho para reparos são especialmente populares. E o que Douglas considera mais interessante? A simplicidade de criar e executar fluxos de trabalho. A forma como as listas de verificação são marcadas deixa menos trabalho para a equipe, deixando todos felizes. O tempo gasto com a administração foi bastante reduzido em 38%.
Uma vez por mês, os dados são extraídos dos fluxos de trabalho e colocados em uma planilha. Essas informações também são usadas na forma de gráficos de barras, gráficos e assim por diante para fornecer uma representação visual de tendências e padrões, identificar áreas de melhoria e apoiar a tomada de decisões orientada por dados em toda a organização.
Decisões baseadas em dados
Douglas descreve a Cargosnap como uma "instalação de captura de dados", e isso se deve ao fato de a Big Box ter conseguido capturar muitos dados (de manutenção). Esses dados são necessários para que suas operações se tornem mais eficientes e econômicas.
Com o Cargosnap, eles podem ver a localização do contêiner e a frequência de atendimento ao mesmo contêiner e calcular os gastos com reparos. Além disso, a Big Box pode criar um histórico do contêiner refrigerado. Ter essa capacidade, especialmente com uma frota mais antiga, é extremamente útil porque eles podem sinalizar riscos potenciais e rastrear quando é hora de fazer manutenção. No final do mês, a Big Box calcula quais componentes falharam naquele mês para que possam tomar decisões informadas para o futuro. O Cargosnap ajudou a Big Box a evitar reclamações de responsabilidade porque agora eles têm provas visuais em cada etapa do processo. O recurso favorito de William é a filmagem de vídeo de alta qualidade e a capacidade de tirar fotos com o aplicativo.
O impacto
Agora vamos aos fatos. A adoção do Cargosnap pela Big Box reduziu o trabalho administrativo e, ao mesmo tempo, proporcionou a eles percepções críticas. De fato, 38% menos tempo é gasto em trabalho administrativo e uma redução de 45% nos custos com papel. Douglas cita o aplicativo como o verdadeiro divisor de águas: "todo mundo tem um telefone celular e ele é direto - a velocidade da captura de dados e a precisão da captura de dados são fantásticas". Com esses dados, houve uma redução de 45% nas reclamações de danos. A simplicidade do Cargosnap e seu design intuitivo fazem dele uma ferramenta indispensável para que as operações da Big Box mantenham seu lugar como líder em soluções de contêineres.
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