Big Box Containers elimina el papel y reduce el tiempo de trabajo administrativo en un 38%
Con más de dos décadas de experiencia, Big Box Containers se ha consolidado como líder en el suministro de contenedores de transporte y refrigerados nuevos y usados de alta calidad. Mediante la personalización de contenedores para diversos usos, Big Box se compromete a ofrecer soluciones de espacio innovadoras que ayuden a las empresas a alcanzar sus objetivos.
Hablamos con Douglas Williams, Jefe de Desarrollo de Refrigeración de la oficina de Big Box en Ciudad del Cabo. Williams había reconocido las ineficiencias de su sistema tradicional basado en papel y oyó hablar de Cargosnap a través de un importante proveedor con el que trabaja Big Box. El deseo de eliminar los rastros de papel y la transición a un sistema digital llevó a Big Box a adoptar Cargosnap. El movimiento fue motivado por la necesidad de deshacerse de las pilas de papel que tenían constantemente en su oficina junto con la necesidad de mejorar sus procesos, para hacerlos más rápidos.
La necesidad de cambio
Las inspecciones consistían en rellenar un formulario en papel. A continuación, el formulario se enviaba a la oficina, donde los datos se introducían manualmente en el sistema. A veces, el papel se perdía o se cometían errores al introducir la información. El proceso requería mucho tiempo valioso.
Y este papeleo tenía un efecto inmediato en la forma de gestionar las reclamaciones por daños. Antes de Cargosnap, la gestión de un siniestro implicaba rebuscar entre documentos dispersos para encontrar la información clave. Esto significaba reconstruir los acontecimientos peinando pilas de papeles o buscando en archivos informáticos cualquier cosa relevante. El proceso llevaba mucho tiempo y a menudo resultaba infructuoso. Además, la ausencia de pruebas visuales de alta calidad dificultaba demostrar que los daños no eran culpa su.
De la aprobación a la acción
Desde el momento en que el consejo de administración dio luz verde, todo fue coser y cantar. El primer paso fue que Douglas se sentara con los miembros clave de la plantilla y les mostrara cómo funcionaban la plataforma y la aplicación. Rápidamente reconocieron el valor de Cargosnap, cómo su carga de trabajo podía reducirse a la mitad y los archivos organizarse con precisión. No es de extrañar que la herramienta se hiciera tan popular que lo que empezó en el departamento de Williams se extendió a otros departamentos.
Douglas atribuye a Cargosnap su facilidad de uso y su capacidad de adaptación. La flexibilidad de la plataforma permite crear flujos de trabajo personalizados adaptados a las necesidades de cada departamento. De este modo, Cargosnap puede utilizarse en diversos contextos, ya sea para gestionar contenedores, hacer un seguimiento de sus reparaciones o gestionar las reclamaciones de los clientes.
La transformación digital
Con el uso de Cargosnap, las inspecciones se realizan ahora digitalmente, lo que significa que todos los datos capturados en documentos, imágenes, vídeos, etc. se capturan a través de la aplicación Cargosnap. En la aplicación web (plataforma), el equipo de Big Box puede crear flujos de trabajo (listas de comprobación) para diversos tipos de inspecciones u operaciones. Los flujos de trabajo para reparaciones son especialmente populares. ¿Y qué es lo que Douglas encuentra más emocionante? La sencillez de crear y ejecutar flujos de trabajo. Cómo el hecho de marcar las listas de comprobación deja menos trabajo al equipo, con lo que todo el mundo está contento. El tiempo dedicado a la administración se ha reducido en un 38%.
Una vez al mes, los datos se extraen de los flujos de trabajo y se introducen en una hoja de cálculo. Esta información también se utiliza en forma de diagramas de barras, gráficos, etc. para ofrecer una representación visual de tendencias y patrones, identificar áreas de mejora y apoyar la toma de decisiones basada en datos en toda la organización.
Decisiones basadas en datos
Douglas describe Cargosnap como una "instalación de captura de datos", y eso es porque Big Box ha sido capaz de capturar muchos datos (de mantenimiento). Estos datos son necesarios para que sus operaciones sean más eficaces y rentables.
Con Cargosnap, pueden ver la ubicación del contenedor y la frecuencia con que se atiende el mismo contenedor y calcular el gasto en reparaciones. Además, Big Box puede elaborar un historial del frigorífico. Tener esta capacidad, especialmente con una flota antigua, es extremadamente útil porque pueden señalar riesgos potenciales y hacer un seguimiento de cuándo es el momento de realizar el mantenimiento. A final de mes, Big Box calcula qué componentes han fallado ese mes para poder tomar decisiones informadas para el futuro. Cargosnap ha ayudado a Big Box a hacer frente a las reclamaciones por responsabilidad civil, ya que ahora disponen de pruebas visuales en todo momento. La función favorita de William es la grabación de vídeo de alta calidad y la posibilidad de hacer fotos desde la aplicación.
El impacto
Pasemos a los hechos. La adopción de Cargosnap por parte de Big Box ha reducido el trabajo administrativo a la vez que les ha proporcionado información crítica. De hecho, se dedica un 38% menos de tiempo al trabajo administrativo y se ha reducido en un 45% el gasto en papel. Douglas cita la aplicación como el verdadero factor de cambio: "Todo el mundo tiene un teléfono móvil y es directa: la velocidad de captura de datos y su precisión son fantásticas". Con estos datos, se ha producido un descenso del 45% en las reclamaciones por daños. La sencillez del Cargosnap y su diseño intuitivo lo convierten en una herramienta indispensable para que las operaciones de Big Box mantengan su lugar como líder en soluciones de contenedores.
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